Vorträge, Panels & Fachveranstaltungen
Machen Sie Ihre Tagung auch außerhalb des Veranstaltungssaals zugänglich. Wir planen Konferenz-Livestreams in Potsdam, Berlin und Brandenburg – mit verständlichem Ton, passenden Kamerabildern und abgestimmter Einbindung Ihrer Präsentationen.
01 Das Format
Eine Konferenz besteht selten nur aus einem Vortrag. Begrüßung, Fachbeiträge, Diskussionen und Pausen müssen auch für das Online-Publikum nachvollziehbar sein. Wir übertragen den Programmablauf in einen Regieplan und legen fest, wann Kamera, Präsentation oder eine vorbereitete Grafik zu sehen ist.
Dabei unterscheiden wir zwischen einer Live-Übertragung und einer interaktiven Hybridveranstaltung. Bei der Übertragung verfolgen Gäste das Programm online. Bei einem hybriden Format können zusätzlich Referenten zugeschaltet oder Fragen aus dem digitalen Publikum einbezogen werden. Dieser Rückkanal wird gesondert geplant.
02 Leistungsumfang nach Absprache
Folien und Kamerabilder sollen sich ergänzen. Wir klären, wie Präsentationen angeliefert werden und ob Sprecherbild und Folien gleichzeitig gezeigt werden sollen. Schriftgröße, Videos und Ton innerhalb einer Präsentation berücksichtigen wir beim technischen Durchlauf.
Bei Diskussionen ändern sich Sprecher und Bildausschnitt laufend. Mikrofonierung, Kamerapositionen und Moderationsablauf werden darauf abgestimmt. Für zugeschaltete Referenten planen wir zusätzlich Tonrückführung, Techniktest und die Übergänge zwischen Saal und Videokonferenz.
Auch zwischen Programmpunkten braucht der Stream einen klaren Zustand. Dafür können Pausenbilder oder Hinweise zum nächsten Beitrag vorgesehen werden. Ob eine Gesamtaufzeichnung oder eine spätere Aufteilung in einzelne Beiträge gewünscht ist, klären wir im Angebot.
03 Vorbereitung & Ablauf
Grundlage sind Agenda, Veranstaltungslänge, Teilnehmerkreis und Zahl der bespielten Räume. Wir erfassen Vorträge, Gesprächsrunden und geplante Zuschaltungen. Parallele Sessions werden ausdrücklich betrachtet, weil sie jeweils zusätzliche Produktionsressourcen benötigen.
Zusammen mit Ihrer Organisation und der Technik am Veranstaltungsort klären wir Kamerapositionen, Tonübergabe, Präsentationsquellen und Internetzugang. Der Regieplan hält fest, welche Quelle zu welchem Programmpunkt benötigt wird.
Präsentationen und Videos sollten möglichst vor dem Veranstaltungstag vorliegen. Für digitale Referenten stimmen wir einen Verbindungstest ab. Aufbau- und Probezeiten werden so eingeplant, dass der Sendestart nicht mit der ersten technischen Prüfung zusammenfällt.
Wir betreuen die vereinbarte Produktion während der Veranstaltung und stimmen Programmänderungen mit Ihrer Ansprechperson ab. Nach dem Ende folgen die vereinbarten Schritte für Aufzeichnung, Materialübergabe oder zusätzliche Bearbeitung.
04 Gut geplant
Wenn Referenten von außerhalb sprechen, müssen sie nicht nur im Livestream erscheinen: Sie benötigen auch den richtigen Ton aus dem Saal. Gleichzeitig darf ihr eigenes Signal nicht als Echo zurückgeführt werden. Deshalb gehört eine Zuschaltung in die technische Planung und sollte nicht erst kurz vor dem Auftritt ergänzt werden.
Auch das digitale Publikum braucht Orientierung. Gemeinsam legen wir fest, wie Fragen gesammelt werden, wer sie moderiert und wann sie in das Programm einfließen. Für eine öffentliche Fachveranstaltung kann ein anderes Verfahren sinnvoll sein als für einen geschlossenen Teilnehmerkreis.
05 Kosten & Angebot
Bei einer Konferenz bestimmen insbesondere Produktionsdauer, Zahl der Räume, Kamerakonzept, Präsentationseinbindung und Zuschaltungen den Aufwand. Eine mehrtägige Tagung oder mehrere parallele Streams werden anders kalkuliert als ein einzelner Fachvortrag.
Senden Sie uns Termin, Veranstaltungsort und einen vorläufigen Programmablauf. Hilfreich sind außerdem Informationen zu vorhandener Ton- und Präsentationstechnik, digitalen Referenten, gewünschter Plattform und Aufzeichnung. Die konkrete Umsetzung halten wir im Angebot fest.
06 Häufige Fragen
Ein Livestream überträgt das Programm an ein Online-Publikum. Eine Hybridveranstaltung verbindet zusätzlich Menschen vor Ort und online interaktiv, beispielsweise durch zugeschaltete Referenten oder moderierte Fragen. Dafür sind weitere Signalwege und organisatorische Absprachen notwendig.
Eine solche Bildgestaltung kann Teil der Produktion sein. Dafür stimmen wir Layout, Seitenverhältnis und die Bereitstellung der Präsentationen ab. Wichtig ist, dass die Inhalte auch auf kleineren Bildschirmen lesbar bleiben.
Parallele Übertragungen müssen separat geplant werden. Jeder Raum benötigt geeignete Bild- und Tonsignale sowie eine abgestimmte Betreuung und Ausspielung. Wir prüfen anhand Ihrer Agenda, welche Lösung zum Umfang der Veranstaltung passt.
Wenn eine Aufzeichnung und die entsprechende Bearbeitung vereinbart wurden, lässt sich eine spätere Bereitstellung planen. Benötigte Freigaben, die gewünschte Aufteilung und das Ausgabeformat sollten schon vor der Veranstaltung feststehen.
Paul Schröder ist Ihr Ansprechpartner für die Planung und Produktion in Potsdam, Berlin und Brandenburg. Senden Sie uns die Eckdaten Ihrer Veranstaltung.
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